Saper scrivere una lettera formale è importante: capita prima o poi a tutti di dover scrivere una lettera a un’istituzione o a una persona importante. E’ bene quindi seguire delle regole.
La lettera avrà un’intestazione, un corpo centrale e infine la parte dei saluti.
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Come scrivere una lettera formale: i punti da seguire
Per scrivere una lettera di reclamo o una richiesta a una persona o a una società è bene seguire una struttura ben precisa.
Gli elementi che costituiscono la struttura di una lettera formale sono:
1- Intestazione: si tratta del destinatario della lettera. Normalmente una lettera si può iniziare con:
- Alla cortese attenzione di Nome e Cognome (se si conosce il titolo di studio si aggiunge)
- a seguire va scritto l’indirizzo completo.
Questa parte va scritta in alto a destra.
2- Mittente: è colui che invia la lettera e va scritto a sinistra, alla stessa altezza del destinatario.
3- Luogo e data: questa viene scritta a destra subito sotto l’intestazione, lasciando un rigo o due di spazio.
4- Oggetto: indica l’argomento della lettera, il motivo per cui la si scrive. Alcuni esempi sono: Reclamo per…, Richiesta per…, Sollecito per…, ecc.
5– Formula di apertura: si inizia poi la lettera con uno dei seguenti appellativi, a seconda se persona fisica o se ente o azienda:
- Gentile, Egregio, Dott. o Dott.ssa Nome e Cognome
- Spettabile ditta
6- Corpo della lettera: è il contenuto vero e proprio. Prevede di norma
- una introduzione
- una parte centrale
- una conclusione.
Nell’introduzione ci si presenta e si spiega il motivo della missiva. Alcuni esempi sono:
- con la presente si comunica che …
- in riferimento a…
- in risposta a…
- come anticipato …
Nella parte centrale si procede con la richiesta o con ciò che si vuole comunicare, avendo l’accortezza di rivolgerci al destinatario dando del “Lei” o del “Voi” a seconda che si stia scrivendo ad un ente o ad un’azienda.
7- Chiusura: le formule conclusive e i saluti sono molto importanti. E’ bene ringraziare e comunicare la nostra attesa per il futuro. Di seguito alcuni esempi:
- Resto in attesa di un cortese riscontro…
- Ringrazio per l’attenzione..
- Ringrazio in anticipo per…
Proseguire quindi con un “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” e sotto la firma, da inserire a destra in basso.
Un consiglio: dopo aver fatto attenzione ad ortografia e punteggiatura, è bene evitare di essere prolissi e di cercare di arrivare al punto in modo chiaro.
